Desde HABITANT, como el resto de compañías, también hemos tenido que hacer frente al teletrabajo, y desde el departamento de producto tuvimos que encontrar un método de trabajo colaborativo tanto con nuestros compañeros como con el cliente.
Es aquí donde encontramos uno de los puntos más críticos durante un proyecto, y más aún a distancia, el feedback.
El reto
El feedback no era el único punto a mejorar, debíamos sumar todo lo que implica un proyecto; metodología, tiempo de cada una de las fases de trabajo, comunicación con el cliente y el trabajo en equipo.
La metodología que utilizamos para el feedback se ajusta dependiendo del cliente con el que trabajamos. Por lo general, más allá de herramientas como el propio mail, realizábamos sesiones de refinamiento o sprint reviews donde de forma ágil, recogíamos todas las dudas o cambios en un proyecto. Ahora bien, si seguíamos con esta dinámica de sesiones era necesario encontrar una forma de mejorar nuestro “flujo de trabajo”.
¿Cuál era el reto?
- Encontrar algo internamente que nos pudiera facilitar a todo el equipo el poder trabajar en un único archivo de forma colaborativa y evitar perder información.
- Cómo incluir al cliente en el workflow, desde el teletrabajo, para poder recibir el feedback de la forma más rápida posible y evitar alargar los timing de los proyectos sobre los que estamos trabajando.
Planteamiento de la solución
Por un lado ya trabajamos con Sketch e Invision , donde ya gestionábamos parte del feedback, pero por suerte incluimos Figma como herramienta de trabajo.
Figma es una herramienta de diseño de producto colaborativa, que permite a los diseñadores trabajar sobre el mismo proyecto en tiempo real. Y no solo a los diseñadores sino a todos los equipos involucrados, incluyendo al cliente con el que estamos trabajando, lo que supone que pueden ver en tiempo real los avances en proyecto y lo más importante pueden dar feedback de manera directa.
Aplicación en el día a día
El equipo de Producto está dividido en UX y UI. Definimos unos puntos de control acordados con el cliente. Basamos estos puntos de control en la metodología Scrum, donde el proyecto se divide en las distintas funcionalidades (Sprints) que componen un producto a realizar en un marco temporal definido y acordado con cliente.
Todo esto lo podemos realizar a través de Figma, lo que permite al cliente conocer cómo se está trabajando cada uno de los Sprints y a la vez dar feedback sobre el mismo archivo.
Esta dinámica nos ahorra mucho tiempo y facilita el traspaso de trabajo directo sin perdernos en interminables hilos de emails.
Pero…
No es oro todo lo que reluce
Si bien estamos encantados de incluir Figma en nuestro día a día, nos encontramos un problema…
Esta herramienta no tiene una buena gestión de los comentarios. Se limita a ir agrupando por páginas todos los comentarios que se van añadiendo sobre el proyecto. Cuando la carga de comentarios en el proyecto es muy elevada se vuelve misión imposible no perderse en ellos. Además si se borra o mueve alguna pantalla se pueden llegar a borrar los comentarios.
Tampoco dispone de funcionalidades que faciliten encontrar comentarios, como por ejemplo un filtrado (leídos, cerrados, últimos, por usuario) o una búsqueda rápida como por ejemplo, por número de comentario.
Dentro de uno de nuestros proyectos, nos encontrábamos con que teníamos que ir cerrando funcionalidades, mientras que atendíamos a los comentarios del cliente (feedback).
Nuestro equipo logró anticiparse al bloqueo. En este caso, organizamos los comentarios de mayor magnitud dentro de un excel colaborativo, ordenados por funcionalidades y sprints, lo que nos permitía visibilidad a todo el equipo en el día a día y nos permitía organizarnos para ir cerrando comentarios más fáciles a solucionar ya en Figma y resolver los comentarios donde la carga de trabajo era mayor entre todo el equipo para quedarnos con la mejor solución del problema planteado.
Conclusión
El teletrabajo nos ha obligado a introducir una herramienta que nos ha permitido mejorar el rendimiento de nuestro equipo al agilizar nuestro proceso de trabajo.
Además hemos conseguido involucrar al cliente en este proceso a través de un feedback en tiempo real. Logrando reformular el uso que le dabamos a algunas herramientas como las infinitas cadenas de mails.
En definitiva, desde HABITANT siempre nos movemos constantemente para encontrar la manera más rápida y ágil de dar con la solución a los problemas que se nos presentan a lo largo de un proyecto, adaptándonos para dar respuesta a nuestros clientes.
