Dentro de las situaciones que un project manager (o de un perfil similar que gestiona diferentes equipos y clientes) tiene que sobrellevar, nos solemos encontrar con situaciones y momentos complicados. Me refiero sobre todo a cuando coinciden varios proyectos paralelamente en el tiempo, con presiones, clientes, proveedores y equipos distintos. Todas las dudas, inquietudes, sugerencias e incluso quejas y enfados, llegan al PM. Es un perfil que debe saber gestionar esas situaciones pero sobre todo tener mucha psicología para tratar con todo tipo de personas y dar un buen servicio al cliente. Sin estos roles sería muy complicado que todo fluya, se planifique y salga a tiempo.
Cuando todo lo anterior coincide en tiempo, habitualmente suele generar un nivel de estrés que hace que otra de las funciones (esencial) a nivel personal de esta figura, sea el saber gestionarlo.
Es el perfil que más interlocutores suele tener, y a quien llegan todas las dudas, comentarios e incluso quejas, tanto de forma interna (de equipos) como externa (clientes y proveedores).
La presión que este rol soporta es bastante alta, y por ello, hay técnicas/métodos orientados a poder tener todo bajo control sin “quedarse en el intento”; una de ellas es la técnica de relajación/meditación del mindfulness.
Esta técnica es algo que en los últimos tiempo se está dando a conocer, e incluso algunas marcas en la actualidad han utilizado el mindfulness en sus campañas para asociarlas a diferentes sentimientos o momentos del ser humano que pueden resultar muy útiles.
El origen de esta práctica se remonta a un programa diseñado por Jon Kabat-Zinn (profesor de Medicina emérito en la Massachusetts University Medical School) en la década de 1970, bajo el nombre de “Mindfulness-Based Stress Reduction – MBSR”, que consistía en la reducción del estrés basada en la atención plena.
A raíz de este primer programa, nacieron otros focalizados en distintos ámbitos como los diseñados para pacientes con depresión mayor con alto riesgo de recaída (Mindfulness-Based Cognitive Therapy) o incluso para preparar a los militares estadounidenses para minimizar los trastornos que sufren durante el combate y las secuelas posteriores (Mindfulness-based Mind Fitness Training).
Como vemos, esta técnica de meditación no es reciente, pues se lleva investigando y poniendo en práctica desde hace más de 30 años.
Dentro del gremio en el que estamos, hay programas que podemos aplicar para poder aprender a gestionar los imprevistos que en nuestro día a día nos provocan ese estrés laboral.
En el siguiente listado, veremos los elementos/técnicas esenciales de esta práctica, y cómo podemos aplicarlo en nuestro día a día como PM:
1. Centrarse en el momento presente:
Sentir y aceptar las sensaciones/acontecimientos tal como ocurren. La clave es no focalizarse en lo que nos gustaría o en cómo nos gustarían que hubieran sucedido las cosas para no descentrarse de lo que en realidad está pasando.
Aplicación en la gestión de proyectos > Gestión de tareas:
Centrarnos en lo que tenemos que hacer, sin preocuparnos por cosas que ya han pasado y evitando la ansiedad de posibles futuros problemas. Ya que en su momento ya nos preocuparemos por ellas cuando ese futuro sea presente.
Atender plenamente a lo que ha llegado y centrarse en cómo resolverlo.
Hay que responder en lugar de reaccionar.
2. Aceptación radical sin juicios:
Ya sean experiencias positivas o negativas, hay que aceptarlas por igual. Porque sean del segundo tipo, no hay que rechazarlas o dejar que nuestro bienestar se altere. Si aceptamos las cosas como vienen, reduciremos el estrés y la ansiedad.
Aplicación en la gestión de proyectos > Aceptación de acontecimientos y control de estrés:
Lo que ya ha ocurrido, no se puede cambiar.
No todas las tareas del trabajo podrán ser de nuestro agrado, por lo que hay que encontrar la manera de gestionarlas y centrarse en resolverlas con tranquilidad.
Mantener la calma ante las situaciones que nos provocan estrés se transmite al equipo y por tanto se reduce la ansiedad generalizada y el mal momento.
3. Apertura a la experiencia y a los hechos:
Significa no interpretar lo que sucede, simplemente sentirlo.
Por lo general (a través del lenguaje o pensamientos) modificamos la realidad describiendo lo que ha sucedido, maquillándolo. El mindfulness nos indica que hay que dejarse llevar de manera natural sin alterar la realidad con prejuicios.
Aplicación en la gestión de proyectos > Priorización; ser consciente y hacer consciente al cliente de que es materialmente imposible hacerlo todo.
Ordenar de forma coherente las tareas por orden de importancia.
No todas son igual de importantes.
Empezando por las principales para quedar claro los objetivos del proyecto.
Esto además, hace que lo que no se pueda abordar un día es porque está más abajo en la lista de prioridad, y por tanto no hay que tener estrés o drama por no haber llegado a hacerlo. Aceptamos acontecimientos como decimos en el paso anterior.
4. Elección de las experiencias:
Podemos elegir qué acciones realizar. El aceptar cómo vienen las situaciones no quiere decir que no tengamos elección de cómo resolverlas.
Aplicación > Toma de riendas/decisiones:
En este paso, hay que intentar evitar que las emociones nos condicionen. De esta manera, podremos decidir la opción más racional y correcta para resolver las situaciones a las que nos tenemos que enfrentar.
5. Control y escucha:
Aceptar los sentimientos tal como vienen, sin necesidad de reducirlos o maximizarlos. Escuchando de forma activa, viviremos esos sentimientos en el momento y en el grado en el que se producen.
Aplicación en la gestión de proyectos > Trabajo en equipo, delegación y confianza en el otro;
Muchas veces, no conseguimos tener el control de los sentimientos porque no escuchamos al otro. Mientras nos están hablando, estamos pensando la respuesta sin atender al 100% a lo que nos están diciendo, somos impulsivos. Esto provoca que no evaluamos la información para responder de la forma más adecuada.
Tenemos que escuchar mejor para poder confiar en lo que la otra persona nos dice, y así fomentar un mejor trabajo en equipo.
En definitiva, cualquier tipo de estrés laboral es un enemigo de la productividad; hace que la motivación decaiga, aumenta la posibilidad de cometer errores e incrementa el nivel de absentismo, por lo que todo ello conlleva a la disminución de la eficacia de los trabajadores. Por ello, cuanto antes se identifique una situación de este tipo (ya sea a nivel personal o para ayudar a cualquier compañero de trabajo que veamos que está en esta situación) antes se podrá poner remedio y solucionarlo.
El mindfulness, en este caso, es una de las muchas prácticas existentes para reducir la ansiedad y el estrés laboral. Pues como hemos visto, nos ayuda a ser conscientes de la realidad y de que lo realmente es importante. Nos ayuda a ser más creativos y poder ver las diferentes situaciones con claridad; en definitiva, a disfrutar más de la vida.
