Nuestra mente no está diseñada para almacenar información, no es un archivo infinito donde todo cabe. Su función principal es crear ideas, no guardarlas. Además, tendemos a distraernos con cierta facilidad perdiendo la concentración en la tarea que estamos haciendo. Con estos dos puntos en mente, David Allen (1945 – ) creó en 2001 el método Getting Things Done – GTD -.
GTD es un framework bien organizado y planteado para ayudarnos a mantener el foco en las tareas, las ideas y los proyectos. No se trata de un método de gestión del tiempo. No gestionamos el tiempo con GTD. GTD nos ayuda a elegir qué tareas vamos a llevar a cabo ahora mismo y a cuales vamos a dedicar tiempo próximamente.
Con GTD tendremos control, perspectiva y planificación.
El control sobre las tareas viene definido por 5 pasos que se deben realizar en estricto orden:
Capturamos aquello que nos llama la atención. Clarificamos lo que significa cada cosa. Organizamos los resultados que nos plantean opciones sobre las que reflexionamos y entre las que decidimos para actuar.
– David Allen.
1. Recopilación
Primero debemos sacarnos todo de la cabeza, volcar a un sistema externo que llamaremos INBOX (una libreta en blanco, el bloc de notas del ordenador o alguna otra herramienta como Trello o Evernote) todo lo que tenemos por hacer. Registramos los mails entrantes que impliquen algo por hacer, tareas que se generan al hacer una llamada telefónica o una idea brillante que se nos acaba de ocurrir.
Mediante este sencillo paso liberamos la cabeza de la preocupación de olvidar algo que tenemos que hacer (ya que siempre va a estar registrado) y podemos concentrar todos nuestros esfuerzos en ejecutarlas.
Ejemplos:
– Escribir un post para HABITANT | Blog sobre GTD.
– Llamar a Mikel para actualizar el diseño de la página de casos de éxito.
– Traer desayuno por mi cumpleaños a HABITANT.
2. Procesar
Procesando los elementos que tenemos en el INBOX identificamos siguientes pasos.
El esquema de procesamiento de las tareas es el siguiente y sigue la regla de oro: Si cualquier cosa por hacer te va a llevar menos de dos minutos hacerla, hazla ya.
3. Organizar
Tras procesar cada tarea (paso 2), la asignamos a una de las siguientes carpetas:
– Siguientes acciones: Incluir aquí las tareas que corren prisa, las que tiene fecha límite cercana.
– Agenda: Todas las acciones que deben realizarse en un momento concreto.
– En espera: Tareas que tienen dependencias con otras personas/otras tareas para poder ser llevadas a cabo. Tareas que deben ser delegadas.
– Proyecto: Todas las tareas que impliquen realizar más de una acción.
– Algún día: El resto de tareas que se deben hacer pero que no son prioritarias. Es un archivo de seguimiento para revisión.
– Referencia: Tareas no accionables que queremos mantener.
Las carpetas, al igual que el INBOX, puede ser cualquier sistema que nos sea útil (cajoneras, separadores, colores o columnas en Trello si quieres).
Un consejo para ser productive utilizando este método es preguntarse para cada una de las tareas, ¿cuál es la siguiente acción a realizar? Si necesito llamar a Mikel pero no tengo el número de Mikel, la tarea que debo organizar es “Conseguir el número de Mikel” ( y no, llamar a Mikel directamente).
4. Revisar
Esta fase de revisión o reflexión es una de las más importantes para el éxito del método. Implica, por una parte, eliminar las tareas que ya hemos realizado y por otra, reorganizarlas cuando haya un cambio de prioridad.
Por ejemplo, pasaremos de Siguientes acciones a Algún día la tarea “Elaborar informe para la reunión de esta tarde” si dicha reunión se pospone 3 semanas.
La revisión de las tareas debe hacerse, al menos, una vez al día.
Mi recomendación es hacer una revisión a primera hora de la mañana y otra revisión más ligera a primera hora de la tarde. Todo dependerá del volumen de tareas que lleves a cabo.
5. Hacer
Lo único que nos queda ahora es actuar, hacer las tareas que acabamos de revisar.
Hay que destacar que GTD es un framework, una metodología, y como tal, se debe adaptar a las necesidades de cada persona o trabajo.
Ya conoces el método y sus pasos para tener controladas las tareas, ahora solo queda ponerse en marcha y empezar a aplicar GTD para notar un cambio en tu productividad desde el primer momento.
Para utilizar GTD en el día a día es fundamental crear el hábito de usarlo. GTD tiene un problema y es que no se puede empezar a utilizar poco a poco. Si quieres sacarle todo el provecho, debemos hacerlo de verdad y desde el principio.
Y es, precisamente, en los primeros momentos de aplicación del método cuando más fácil es caer en error o pasar algún punto por alto.
¿Lo apuntas todo?
Primero, recopila todas las tareas que tengas pendientes, atrasadas, en la bandeja de email o apuntadas en un cuaderno. Anótalas todas en INBOX. Todas. Es importante no olvidarse de ninguna de ellas.
Debes acostumbrarte a registrarlas en tu INBOX según lleguen a ti. Crea el hábito de apuntarlo todo: Tras terminar de hablar con un compañero, cuando recibe el mail de una cliente o cuando se te ocurra una gran idea.
El principal problema en la utilización de GTD es relajarse y dejar de apuntar ciertas acciones. Hay que registrarlo todo (hay que vaciar la mente).
¿Te sientes cómode con la utilización del método?
Por ejemplo, debes elegir bien qué tipo de INBOX quieres utilizar. Quieres utilizar un tablero de Trello para registrar tus acciones, perfecto. Prefieres utilizar una libreta que siempre llevas encima, perfecto. No hay un INBOX mejor que otro pero sí debemos utilizar un INBOX adaptado a nosotres y con el que nos sintamos 100% cómodes.
Si no utilizas algo con lo que estás acostumbrade a trabajar, GTD empezará hacer aguas enseguida.
¿En qué te enfocas? ¿En el método o en el trabajo?
GTD intenta mejorar la productividad. Si por utilizar el método estás más tiempo revisando las pilas de tareas que haciéndolas, algo falla. Establece tiempos para la revisión de cada pila según prioridades. Limita dichas revisiones a una o dos veces al día.
¿Olvidaste la regla de oro?
Es importante recordar la regla de oro cuando se procesan las acciones. Si cualquier cosa por hacer te va a llevar menos de dos minutos hacerla, hazla ya.
Pero cuidado, si durante el procesamiento de las tareas nos dedicamos a contestar todos los mails, ya no la estamos cumpliendo porque habrá mails que tardamos más de dos minutos en contestar.
